Online trainen en faciliteren; op afstand en toch dichtbij

Kun je online net zo effectief trainen als face-to-face? Is het mogelijk om via videomeetings de ander te laten ervaren en oefenen met hoe je zelf sessies faciliteert? In deze blog lees je wat er werkte en wat niet. Ik vat mijn ervaring samen in een aantal praktische tips die van je online training of sessie een (nog groter) succes maken.

Toen ik op 12 maart met een glimlach en een tevreden gevoel de eerste dag van een reeks trainingsdagen Factor-C: omgevingsbewust werken voor Publiec afsloot, wist ik nog niet dat de wereld er de volgende dag opeens heel anders uit zou zien. Corona kwam en overwon en binnen no time dwong Covid 19 ons tot een ander manier van (thuis)werken, overleggen en dus ook trainen.

Tip 1: bereid je echt goed voor

Na de eerste shock verdiepte we ons, net als veel anderen, in de wondere wereld van Teams, Zoom, Mural, Miro en volgde enkele trainingen over digitaal faciliteren[1]. Al snel bleek dat wanneer je de techniek een beetje beheerste, een training off- en online veel overeenkomsten vertoont. Het verschil zit hem in de eerste plaats in een nog betere voorbereiding! Het ontwerpen van je sessieplan, de informatie naar de deelnemers, de keuze van de tools, alles vraagt meer tijd en zeker als alles nieuw is. Voor de zekerheid had ik een whatsappgroep achter de hand, die tijdens het hele proces als een extra ‘lifeline’ diende.

Tip 2: sessieplan met aandacht voor afwisseling

Maakte ik altijd al sessieplannen, nu waren ze nog veel gedetailleerder! Elke stap in het proces stond beschreven met veel aandacht voor interactie en afwisseling. De sessieflow[2] is superbelangrijk, want digitaal vermoeit nou eenmaal sneller. Om te beginnen moeten de deelnemers (technisch) goed aankomen en zich veilig voelen. Dus aandacht voor kennismaken met de techniek en de ander. Met Zoom kun je voor afwisseling gebruikmaken van de chat, poll en break-outrooms. Maar zorg ook elk uur voor minstens 5 minuten bewegingspauze of vraag de deelnemers om een eigen digitale energizer in te zetten!

Tip 3: heb wat lef en doe het niet alleen

Ik vond het best spannend om op afstand, virtueel verder te gaan met de training. Geluk bij een ongeluk was, dat we fysiek al kennisgemaakt hadden en elkaar dus al een dag lang in de ogen hadden gekeken. Ik ging ervoor en dacht aan wat Pipi Langkous mij leerde:

‘Ik heb het nog nooit gedaan dus ik denk dat ik het wel kan!’

En soms loopt het dan anders of laat de techniek je even in de steek. Maar wat geeft dat, daar leer je weer van. Het werken met Mural ging de eerste keer dan ook faliekant mis.

Wat een goede vondst bleek, was om de online sessies in wat kortere delen op te knippen en samen te werken met een co-trainer. Voor jezelf, voor de afwisseling, de techniek en ook voor de deelnemers, onder andere de begeleiding in de break-outrooms, heel fijn.

“TOP: Ik vind het plezier om jullie te volgen en jullie zijn duidelijk. TIP: Ga vooral zo door.”

Tip 4: geef duidelijke instructies en wees alert op afhakers

Nog belangrijker dan normaal is, dat je instructies glashelder zijn. Check regelmatig actief of er nog vragen zijn en of ze ook echt begrijpen wat je zegt. Je mist een deel van de lichaamstaal en de ‘zachte’ aanwijzingen dat mensen het niet snappen. Ook afleiding ligt thuis nog meer op de loer. Je checkt al snel even dat ene berichtje… Als je als facilitator ziet dat mensen afhaken, is het goed ze subtiel weer bij het proces te betrekken, door ze bijv. een opdrachtje te laten uitvoeren of te vragen een energizer voor hun rekening te nemen.

Tip 5: de mix van on- en offline ‘het nieuwe normaal’

Uiteindelijk vond de laatste dag van de training, waarin de deelnemers vooral zelf aan de bak moesten met het faciliteren van de stappen van Factor C, weer fysiek plaats. Op een locatie die Coronaproof was ingericht en waar we de anderhalve meter afstand goed in acht konden nemen. Daar ontmoeten we wel de volgende uitdaging in het nieuwe normaal namelijk: één deelnemer op afstand. Om gezondheidsrisico’s in de privésfeer schoof een laptop met daarop een deelnemer de gehele dag mee tot en met de diploma-uitreiking aan toe! De tip die hij later gaf was: “Bij bijeenkomsten waarbij een online-deelnemer aanwezig is, is het wel fijn wanneer de presentatie of opbrengst van opdrachten die op een groot beeldscherm worden weergegeven (via ‘schermdelen’) worden gedeeld.”

Tip 6: zorg voor een goede afsluiter en evaluatie

Naast een goede start – zoals de kennismaker met techniek en de ander – is het belangrijk om ook te zorgen voor een goede afsluiter van de sessie. Zo liet ik de deelnemers in de chat opschrijven welke 3 belangrijke dingen van de dag hen bijbleven en 1 actie die ze meteen gingen oppakken. Zo check je gelijk kort of de inhoud is overgekomen. Daarnaast vroeg ik om een tip en een top (de smileys van Ynnovate), zodat je ook zelf een korte evaluatie krijgt.

Top 7: maak het gezellig en leuk

Net als bij de offline sessies werkt het een stuk prettiger als er veel gelachten wordt. Zorg in je mimiek, je gezicht, je stem voor ontspanning en vriendelijkheid. Gooi er af en toe een grapje in, dat zorgt voor een prettig en veilig leerklimaat.

“Weer een interessante training; veel gelachen en veel geleerd.”

Tot slot

Kun je online net zo effectief trainen als face-to-face? Ja het kan, maar voor mij maakte de combinatie van off- en online het prettig. Online is soms directer en het scheelt je reistijd. Maar het kost je meer aan voorbereiding en is minstens, zo niet nog intensiever. De laatste dag offline liet zien dat het kan en dat je anderen op afstand (en toch ook heel dichtbij) kan leren faciliteren. Misschien lag het aan de kwaliteiten en de leergierigheid van deze groep ; de toekomst zal het uitwijzen!

Ben je geïnteresseerd in de training Factor-C: omgevingsbewust werken in combinatie met faciliteren?

Of wil je de Leergang (online en offline) Faciliteren volgen? Check dan www.publiec.nl. Heb je vragen over de blog? Ik beantwoord ze graag!

Lorraine de Ploeg (trainer en facilitator bij Publiec), juni 2020

[1] Innovatief thuiswerken van Ynnovate, Echt volwaardige werksessie met Zoom van Youfacilitate, Online faciliteren van Mireille Beumer en Faciliteren van online meetings van de Facilitation Academy

[2] Aankomen, kennismaken, heldere uitleg van doelen, programma, tijden, technieken, resultaten, oefenen met techniek, aan de slag met de inhoud, een goed slot, evaluatie (tip + top) en tussendoor pauzes en/of energizers.