Organisatie communicatief ontwerpen

Niet alleen bij beleidsdossiers, maar ook bij organisatieontwikkeling en -ontwerp kan je samen optrekken met de omgeving. De gemeente Smallingerland durfde het aan om samen met externe partijen aan de eigen organisatie te sleutelen. Vanaf het eerste begin is de omgeving en de eigen organisatie intensief betrokken bij deze verandering. Naast een projectteam gingen ontwikkelteams aan de slag. En in de ‘week van het gesprek’ en tijdens een ‘spiegelsessie’ werden door eigen medewerkers ideeën opgehaald in de buitenwereld over de ‘gemeente nieuwe stijl’. Uit alle goede input moesten uiteindelijk definitieve keuzes worden gemaakt voor de inrichting van de nieuwe organisatie. Tijdens een intensieve tweedaagse bijeenkomst, waar weer heel veel medewerkers van de organisatie en externe partijen op vrijwillige basis aan mee konden doen, werd de nieuwe organisatie op hoofdlijnen ontworpen. Dit werd vastgelegd in tekeningen in plaats van teksten (tekeningen door Anne Staal). Collega’s en bestuurder reageerden enthousiast, niet alleen op het inhoudelijke eindresultaat maar vooral ook top de manier waarop dit tot stand gekomen was.

Publiec begeleidde op verschillende momenten het proces, adviseerde het projectteam en de gemeentesecretaris, bereidde de bijeenkomsten voor, ondersteunde de ontwikkelteams bij o.a. de analyse van de opbrengsten, bedacht de ‘week van het gesprek’ en ‘spiegelsessie’ als manieren om van buiten naar binnen te werken.

“Omgevingsgericht willen werken is ons verlangen. Dit leren en toepassen en daarmee doorleven en hanteren kunnen we steeds beter dankzij de begeleiding van Publiec, in het belang van ons Publiek.” – Jelmer Mulder, gemeentesecretaris Smallingerland